Dans un article précédent, il a été question d’actions à mettre en place par le manager pour préparer un retour au travail. Il va de soi qu’outre la bonne volonté et le soutien du manager, l’entreprise doit pouvoir faciliter cette réintégration. Voici ce qui peut être mis en place pour faciliter le soutien et le retour au travail.
Développer une politique claire en matière de retour au travail
Les études démontrent que lorsque le manager apporte certains changements au niveau du travail, son action est significativement associée au rétablissement de l’état de santé mentale de la personne en absence. Nous avons aussi constaté au cours de nos interventions que l’engagement du manager était rendu possible dans la mesure où il était lui-même soutenu par l’organisation. Il est par ailleurs reconnu que l’employé, laissé à lui-même, anticipe le retour au travail et en est anxieux.
Afin de faciliter l’action du manager, il appartient donc à la direction d’endosser une approche pour que le soutien fasse graduellement partie de la culture organisationnelle et qu’une politique soit développée. Cette politique, ou programme de retour au travail, permet, entre autres, de définir le rôle et responsabilités des différents acteurs de l’organisation pouvant être impliqués et cadrer l’intervention du manager et le soutien qu’il peut lui-même avoir besoin.
Cette politique pourrait aborder par exemple les éléments suivants :
- Procédure et étapes pour conserver le contact lors de l’absence de l’employé ;
- Étapes du retour au travail ;
- Préparation de l’équipe ;
- Soutien des acteurs RH et des services de santé ;
- Contenu du plan de retour ;
- Méthode de suivi.
Définir le rôle des différents acteurs dans le processus de retour au travail
C’est dans un programme de retour au travail que pourra être défini le rôle de chaque personne appelée à être impliquée auprès d’une personne en absence. La collaboration, la concertation des différents acteurs, la coresponsabilité, la communication entre eux, y compris la personne en absence, ne peuvent que favoriser le processus de retour au travail. À l’inverse, s’il y a confusion des rôles ou un manque d’appui, les actions pouvant contribuer au retour risquent de ne pas être mises en place.
Selon la taille de l’entreprise, les acteurs impliqués pourraient varier. Il faudra définir les rôles et responsabilités de chacun. À titre d’exemple:
- La direction: responsable de l’implantation et de la promotion du programme et est en soutien à l’intervention ;
- L’employé en absence: s’implique volontairement, lorsqu’il est prêt, dans la démarche en identifiant entre autres les obstacles et les leviers au retour au travail, sa collaboration est essentielle ;
- Le supérieur immédiat: s’implique dès le début de la démarche et participe entre autres à l’élaboration du plan de retour et planifie les conditions de sa mise en place ;
- Le syndicat: collabore à l’élaboration et à la promotion du programme et demeure en soutien au cours de la démarche jusqu’au retour;
- Le coordonnateur du programme de soutien : la personne-ressource (de l’interne ou l’externe) impartiale et responsable de la démarche de soutien au retour au travail et de l’accompagnement de l’employé en absence et, fait le lien avec les autres acteurs impliqués ;
- Les ressources humaines/ le service santé : responsable du dossier médico-administratif et du soutien auprès de l’employé et du supérieur immédiat ;
- Les collègues : accueillent l’employé à son retour avec considération et respect.
Définir les étapes du programme de soutien
Tout programme de gestion des absences et de retour au travail décrira les étapes à suivre par les différents acteurs.
- La première étape consiste à prendre contact avec l’employé. Selon la structure de l’entreprise, ce rôle peut être joué par le manager, une personne des ressources humaines ou le responsable du programme (de l’interne ou de l’externe). Elle doit pouvoir accompagner l’employé dès le début de l’arrêt de travail.
- La deuxième étape est de garder un contact régulier avec l’employé (quand il est prêt et selon sa volonté) au cours du rétablissement (rencontres, appels téléphoniques). Le but étant qu’il reprenne confiance en ses moyens, diminuer son stress, son niveau d’appréhension face à un retour éventuel.
- En parallèle, le manager doit être impliqué. Si ce n’est pas lui-même qui intervient auprès de son employé, le responsable du programme s’assurera de soutenir et préparer le manager au retour éventuel.
- Lorsque la date du retour est connue, et dans le but de préparer un plan de retour au travail, le responsable du programme, si tel est le cas, rencontrera préalablement l’employé pour cerner ses préoccupations et les sujets liés au travail. La rencontre pour élaborer le plan de retour au travail s’effectue entre l’employé le manager et le responsable du programme. Une rencontre qui permet de partager les préoccupations liées au travail, de partager les points de vue et de rechercher des solutions afin de favoriser un retour et un maintien à l’emploi.
- Concrètement, le plan de retour est ensuite finalisé et remis aux participants de cette rencontre.
- Préparer l’équipe au retour de leur collègue se fait en parallèle.
- Finalement, au cours des semaines suivant le retour, le responsable de la démarche s’assure auprès de l’employé et du manager du respect du plan de retour. Des ajustements peuvent être apportés selon l’état de santé de l’employé ou des changements dans l’organisation.
Communiquer le programme de soutien au retour au travail
Il est essentiel pour la réussite d’un tel programme de soutien que tous les membres de l’entreprise soient au courant de sa raison d’être, de sa mise en place et de son contenu. Les actions de communication suivantes peuvent être entreprises :
- Un dépliant décrivant pourquoi l’entreprise trouve important de mettre en place un programme de retour au travail. Tout comme il sera judicieux d’y présenter les étapes de la démarche, les personnes impliquées ainsi que leurs responsabilités.
- Des sessions d’information peuvent être également prévues. Selon la taille de l’entreprise, des rencontres avec les supérieurs immédiats et des rencontres avec tous les employés peuvent être offertes.
Offrir une formation, des outils pour les manager
Le retour au travail d’un employé peut être un défi pour le manager. Les absences pour des raisons de santé psychologique par exemple amènent une multitude d’interrogations auprès des managers. Afin d’éviter qu’ils se sentent démunis, une formation pourrait s’avérer utile pour présenter des notions sur la santé psychologique et le lien avec le travail mais également des aspects tels que le rôle et les responsabilités attendus des managers en matière de retour au travail, les ressources à leur disposition, les étapes de la démarche et même quelques notions sur la communication.
Un programme, une politique de soutien en cours de rétablissement et au retour au travail deviendra crédible et concluante dans la mesure où les expériences auront permis une réflexion avec l’employé sur les préoccupations liées au travail, que des échanges entre employé et le manager auront été possibles, que des engagements auront été pris et enfin que des actions auront favorisé le retour de la personne qui s’est absentée et son maintien à l’emploi.
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