Flex office, clean desk, desk sharing et nouveaux open space change la configuration des lieux de travail, qu’ils s’agissent des anciens bureaux ouverts ou fermés. Mais comment les principaux intéressés – les collaborateurs – le vivent-ils réellement, et quel est l’impact sur la QVT, et sur le travail ? Les évidences scientifiques sur ces questions sont encore peu nombreuses, mais il est tout de même possible d’explorer quelques faits qui nous éclairent et nous étonnent sur l’impact de ces nouveaux aménagements de travail.
Bureaux fixes : source de frustration
Les open-space avec des bureaux fixes semblent entraîner une baisse de la satisfaction des utilisateurs. Cela peut se comprendre, les bureaux sont attribués aux personnes sans trop tenir compte de leur activité. Si vous devez vous concentrer pour rédiger une note, si vous devez faire un appel, vous devez le faire du même poste de travail. Ce qui peut et est une source de frustration. (Bergström, Miller & Horneij, 2015)
Latitude décisionnelle : source de satisfaction
Les bureaux flexibles (non attribués) offrent un meilleur niveau de satisfaction sur la qualité de l’environnement de travail que les bureaux sédentaires. Si ce résultat peut sembler surprenant à première vue, il s’explique fort bien. Le fait de pouvoir changer de postes de travail en fonction du travail réel permet une meilleure adéquation de l’environnement de travail à la tâche. Par ailleurs, comme on le sait depuis longtemps, la latitude décisionnelle est source de satisfaction. Ainsi donc, au-delà du design, de l’éclairage et de l’insonorisation (qui sont aussi des facteurs importants comme nous le verrons un peu plus loin), le degré de liberté dans le choix du poste de travail des aménagements variés est un levier essentiel lors de nouveaux aménagements. (Kim, Candido, Thomas & de Dear, 2016)
Prévenir la « lutte des places »
La liberté de choisir son poste de travail n’est pas suffisante. Au-delà de la latitude offerte, il faut avoir avoir suffisamment de postes de travail (individuel ou collectif) pour ne pas avoir à constamment à chercher une salle ou un cubicule. Autrement dit, les nouveaux aménagements de postes de travail ne doivent pas remplacés la «lutte des classes» par une «lutte des places !» comme on peut le voir parfois. (Adapté de Kim & al., 2016)
Ne pas négliger l’ergonomie et la convivialité
Ce n’est pas le fait d’avoir un bureau assigné ou non qui joue le plus sur la santé ! Ce qui influence le plus la santé, c’est le confort du mobilier (ergonomie) et les espaces collectifs pour prendre une pause. (Kim & al., 2016). Ce résultat montre bien l’importance d’accorder une attention particulière au choix du mobilier et à la convivialité des lieux. (Kim & al., 2016).
Une question de personnalité
Selon votre personnalité, l’aménagement des espaces de travail n’a pas le même effet. Ainsi pour les personnalités qui sont attentives à ce qui se passe autour d’eux, elles sont distraites plus facilement. Quant aux personnes qui ont un caractère plus consciencieux, il n’est pas étonnant de découvrir que leur niveau de satisfaction diminue dans les espaces ouverts et flexibles. (Seddigh, Berntson, Platts & Westerlund, 2016)
Des espaces encore sexués
L’espace de travail semble avoir un sexe ! Les femmes ont un risque plus faible de vivre un conflit que les hommes dans un espace de travail ouvert. Autre fait intéressant, la cohabitation. Chez les hommes, être assis à côté d’un subordonné serait une source plus importante d’insatisfaction que pour les femmes. Il semble donc qu’en 2017, l’utilisation de l’espace de travail soit encore sexuée ! (Danielsson, Bodin, Wulff & Theorell, 2015)
La principale leçon de ces premières études scientifiques : réussir un changement de cette nature n’est pas juste une question de mètres carrés, de design, de poste fixe ou nomade, il est essentiel de tenir compte aussi de l’activité réelle des personnes et de leur offrir à la fois une latitude décisionnelle et des espaces suffisants. Quant aux hommes, il nous reste à devenir un peu moins « territorialistes » !
Pour conclure, il ne suffit pas d’abattre les cloisons pour libérer les énergies et les performances de vos collaborateurs…il faut construire ensemble ces nouveaux espaces de travail.
Article rédigé en collaboration avec Catherine Couturier, étudiante à HEC-Montréal
